De SBN verwerkt persoonsgegevens van haar deelnemers om aan haar verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen voldoen en deelnemers optimaal onderwijs te kunnen bieden. Wij respecteren de privacy van onze deelnemers en zorgen ervoor dat de manier waarop wij met deelnemersgegevens omgaan in overeenstemming is met de geldende regelgeving. In deze privacyverklaring voor deelnemers informeren wij jou als deelnemer, in aanvulling op de algemene privacyverklaring, specifiek over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens, voor welke doeleinden en op welke grondslagen wij jouw persoonsgegevens verwerken, hoe deze worden verwerkt, welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens en waar je terecht kunt met vragen of verzoeken over jouw privacy.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou als deelnemer?

De persoonsgegevens die wij van onze deelnemers verwerken zijn:

• Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Titel en beroep
• Zakelijke contactgegevens (naam bedrijf, postadres, telefoonnummer)
• Universitaire opleidingsgegevens (universiteit, studierichting, datum van afstuderen)
• Hoeveelheid werkervaring in de notariële praktijk
• Gegevens over jouw beroepsopleiding (keuze voor verdiepingsvakken, studieresultaten, studievoortgang en begeleiding)
• Dieetwensen
• Voorkeur voor opleidingsplaats
• Unieke registratienummers
• Correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere informatie die wordt uitgewisseld wanneer je contact opneemt met ons of wij met jou)
• Financiële gegevens, zoals het bankrekeningnummer (IBAN)

In de meeste gevallen hebben we deze gegevens rechtstreeks van jou verkregen. Soms ontvangen we ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of als je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Op jouw verzoek en met jouw uitdrukkelijke toestemming kan het ook voorkomen dat wij medische gegevens van jou verwerken, bijvoorbeeld als deze nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen.

Doelen van verwerking

De SBN verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Toelating tot het onderwijs
• Organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs
• Begeleiding van deelnemers
• Informatie verstrekken over relevante zaken met betrekking tot studie- en deelnemersvoorzieningen of andere onderwijsgerelateerde onderwerpen
• Beantwoorden van jouw vragen
• Behandelen van klachten, bezwaren en geschillen
• Verbeteren van de kwaliteit van ons onderwijs en dienstverlening
• Berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen
• Voeren van administratie en andere activiteiten van intern beheer
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratie- en bewaarplicht, accountantscontrole

Jouw persoonsgegevens worden niet zonder jouw toestemming verder verwerkt voor een ander doel dat niet verenigbaar is met de genoemde doelen, tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Grondslagen voor verwerking

De verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op een van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op jouw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
• Voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust
• Toestemming die je hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
• Behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer jouw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, vooral als je een kind bent
• Uitvoering van een taak van algemeen belang of openbaar gezag dat aan ons is opgedragen
• Bescherming van jouw vitale belangen of die van andere personen
• Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat we jouw gegevens delen met derden in het kader van de uitvoering van onze taken. Soms zijn wij hiertoe verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving, en soms vragen we derde partijen om ons te ondersteunen bij het verwerken van jouw gegevens voor de genoemde doeleinden. We verstrekken jouw persoonsgegevens in ieder geval aan:

• Het Centrum voor Postacademisch Juridisch Onderwijs (CPO), onderdeel van de Radboud Universiteit. Het CPO verzorgt het onderwijs en management voor ons
• Docenten die de SBN inzet voor het onderwijs
• De KNB

In sommige gevallen kunnen we ook jouw persoonsgegevens delen met andere derden, zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van ICT-applicaties. Als we jouw gegevens delen met een derde die de gegevens namens ons verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de privacyregelgeving.

Mocht je eerder een cursus of opleiding hebben gevolgd bij het CPO of bij één of meer van de organisaties waarvoor het CPO het onderwijsmanagement verzorgt, dan kan uitwisseling van jouw persoonsgegevens plaatsvinden tussen de betreffende organisatie(s) en de SBN. Een overzicht van deze organisaties vind je op de pagina ‘Verstrekking persoonsgegevens aan externe instanties’. We delen jouw gegevens niet met derde partijen die deze gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of als je hiervoor toestemming hebt gegeven. Ook zullen we jouw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen. Als er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, nemen we maatregelen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.

Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Waar mogelijk bepalen we de bewaartermijn op basis van wet- en regelgeving. Hieronder staan de door het bestuur SBN vastgestelde bewaartermijnen voor jouw gegevens:

• Opleidingsdossier inclusief in- en uitschrijvingen (inclusief aanvullende aanmeldingsformulieren) en correspondentie: deze gegevens worden vernietigd 5 jaar na afronding van de opleiding. Soms zijn gegevens na afronding van de opleiding nog nodig, bijvoorbeeld voor het volgen van een derde verdiepingsvak of inhalers.
• Verleende vrijstellingen voor (onderdelen van) het programma en alle besluiten rondom afwijkingen van programma’s en Onderwijs- en examenreglementen: deze gegevens worden vernietigd 30 jaar na het genomen besluit.
• Individueel en groeps-examenwerk (inclusief huiswerkuitwerkingen etc.): deze gegevens worden vernietigd 2 jaar na afronding van de opleiding. In verband met bezwaar en beroep worden deze gegevens bewaard tot 2 jaar na het afronden van de opleiding.
• Examenregisters (aanwezigheids- en beoordelingsregistratie): deze gegevens worden niet vernietigd omdat ze worden gebruikt voor het verstrekken van duplicaatcertificaten.
• Financiële gegevens: deze worden vernietigd 7 jaar na afronding van de opleiding vanwege de wettelijke bewaartermijn.
  Bezwaarschriften: deze worden vernietigd 10 jaar na de definitieve uitspraak.

Als er wettelijke of overeengekomen termijnen zijn die uiteenlopen, hanteren we de langste bewaartermijn. Als je wilt dat jouw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.