Privacyverklaring

Privacyverklaring beroepsopleidingnotariaat.nl
Deze privacyverklaring geeft informatie over hoe de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (“KNB”) omgaat met persoonsgegevens die de KNB  verwerkt in het kader van de website beroepsopleidingnotariaat.nl en de beroepsopleiding notariaat.

Onze contactgegevens
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

Adres: Spui 184
Postcode/Plaats:  2511 BW Den Haag
Telefoon: 070 3307111
E-mailadres voor algemene vragen: avg@knb.nl

Naam functionaris gegevensbescherming: Irene van Holst

E-mailadres functionaris gegevensbescherming: fg@knb.nl

Wie zijn wij?
De KNB is de beroepsorganisatie van notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen. De KNB behartigt de belangen van de (kandidaat-)notarissen in Nederland en ondersteunt hen bij de uitoefening van hun werk. De KNB biedt verschillende diensten, ondersteuning en informatie aan, waaronder trainingen, cursussen en de beroepsopleiding notariaat. De beroepsopleiding notariaat is een onderdeel van het programma “Futurepro(o)f”, dat een belangrijke focus heeft binnen onze strategische agenda. Met dit programma werkt de KNB aan het positioneren van het notariaat, het aantrekken van meer mensen tot het vak van (kandidaat-)notaris en het opleiden van notarissen tot ‘Future profs’.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over jou vertellen of die gebruikt kunnen worden om jou als individu te identificeren. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, geboortedatum en contactgegevens. Er kan ook sprake zijn van indirecte persoonsgegevens. Het gaat dan om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon. (Artikel 4 lid 1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Wat is verwerken?
Onder verwerken vallen alle handelingen die uitgevoerd kunnen worden met een persoonsgegeven, waaronder raadplegen, bijwerken of wijzigen, verzamelen, delen, combineren en vernietigen (Artikel 4 lid 2 AVG).

Waarvoor gebruiken we je gegevens?
Contactformulier en nieuwsbrief
Door het invullen van het contactformulier of het inschrijven voor de nieuwsbrief deel je persoonsgegevens met ons. Afhankelijk van de informatie die je verstrekt zullen wij (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van je verwerken.

• e-mailadres
• voor- en achternaam
• telefoonnummer
• je bericht aan ons

De KNB verwerkt deze persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:

• om contact met je op te nemen na aanleiding van je contactformulier, of;
• om de nieuwsbrief aan je toe te sturen.

Je gegevens worden niet zonder jouw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Inschrijven voor de Beroepsopleiding
Wanneer jij je inschrijft voor de Beroepsopleiding Notariaat verwerken wij je persoonsgegevens. Afhankelijk van de informatie die je verstrekt bij inschrijving of tijdens deelname aan de opleiding zullen wij (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• Initialen
• Voorvoegsel
• Achternaam (incl. titel)
• Roepnaam
• Adres (straatnaam, nummer, postcode, plaatsnaam)
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Telefoonnummer (privé en werk)
• E-mailadres (privé en werk)
• Afstudeerrichting
• Afstudeerdatum
• Afstudeerbewijs
• Functie
• Naam leidinggevende
• E-mail leidinggevende
• Kandidaat-notaris per datum
• Dieetgegevens
• Religieuze denominatie (impliciet door dieetgegevens, denk aan halal, kosher of hindoe)
• Foto’s en/of video’s genomen tijdens opleidingsdagen en trainingen met de groep
• Behaalde resultaten tijdens de beroepsopleiding
• Feedback van docenten op inzet en ingeleverd werk
• Aanwezigheid tijdens de opleidingsdagen
• Gegevens van de werkgever: denk aan naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
• Lidmaatschap KNB
• Werkgeversverklaring

Doelen waarvoor de KNB deze persoonsgegevens verwerkt zijn:

• Toetsen of je voldoet aan de toelatingscriteria voor de Beroepsopleiding Notariaat;
• De organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs;
• Het informeren van deelnemers over relevante zaken aangaande de beroepsopleiding of andere onderwijsgerelateerde onderwerpen;
• Het aanmaken van een account voor de digitale leeromgeving;
• Het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het voeren van administratie met betrekking tot studievoortgang, aanwezigheid en resultaten;
• Het organiseren van maaltijden en snacks afgestemd op dieetwensen;
• Het behandelen van klachten, bezwaren of geschillen;
• Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Grondslagen voor verwerking
De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is gebaseerd op een van de navolgende grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of voor de voorbereiding van een overeenkomst met jou;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
• Je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van je persoonsgegevens;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is;
• De verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of aan ons opgedragen openbaar gezag te vervullen.

Doorgeven van je persoonsgegevens
Onze organisatie geeft je persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Zo sturen wij mogelijk je gegevens door aan Stichting Beroepsopleiding Notariaat (SBN) en/of CPO  de uitvoeringsorganisatie van de Beroepsopleiding Notariaat, indien dit nodig is om je vragen te beantwoorden of je te voorzien van bepaalde informatie.

Maar ook bijvoorbeeld omdat de KNB gebruik maakt van andere dienstverleners om nieuwsbrieven te verzenden. Wanneer wij met systemen van externe leveranciers gegevens delen dan zorgen wij ervoor dat persoonsgegevens nooit door een leverancier worden bewaard of zonder versleuteling fysiek op externe systemen aanwezig zijn. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens. Indien je precies wilt weten welke externe leveranciers wij inschakelen kun je een e-mail sturen naar fg@knb.nl. We delen alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor een bepaalde opdracht. En we maken goede afspraken met die dienstverleners over wat ze met die persoonsgegevens mogen doen. Deze afspraken leggen we vast in contracten.

Internationale doorgifte
Je persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Bewaren van je persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden door onze organisatie niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).

Wanneer jij je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief worden je gegevens bewaard tot het moment dat je de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen. Nadat jij je hebt uitgeschreven zullen wij je gegevens verwijderen.

Jouw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer je persoonsgegevens door onze organisatie worden verwerkt kun je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doe je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze Privacyverklaring. Om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in je persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt, zullen wij voordat we je aanvraag inwilligen, je eerst op een passende wijze moeten identificeren. Afhankelijk van de aard van de gegevens en de mogelijkheden om je te identificeren zullen we je om identificerende informatie vragen.  Dit kan bijvoorbeeld een geldig identiteitsbewijs zijn.

Recht van inzage
Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens de KNB verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden.

Recht op rectificatie
Wanneer je meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb je het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Wanneer wij niet op je verzoek kunnen ingaan zullen wij je hierover informeren.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer je wilt dat je persoonsgegevens worden verwijderd, kun je hiervoor een verzoek indienen. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op je verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit telkens beoordelen en je hierover informeren.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie wilt beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van je persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer je wilt dat wij je persoonsgegevens overdragen naar een andere dienstverlener kun je hiervoor een verzoek indienen. Als wij persoonsgegevens van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jou gesloten overeenkomst, heb je ten aanzien van die gegevens het recht om deze door jou digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Recht van bezwaar
Als wij je gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of een taak van algemeen belang, heb je het recht daar bezwaar tegen te maken.

Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens om je te informeren over activiteiten, direct marketing en soortgelijke verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Je gegevens zullen hier dan niet langer voor worden gebruikt.

Als je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan zullen wij nagaan of we aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Als het door jou gestelde belang zwaarder weegt dan het belang dat wij hebben bij de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens, zullen wij stoppen met de verwerking van deze gegevens. Als wij menen een zwaarder wegend gerechtvaardigd belang te hebben bij het voortzetten van de verwerking van de persoonsgegeven, zullen we dat toelichten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van je rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Onze organisatie stelt alles in het werk om te voldoen aan jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen. Mocht onze organisatie om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan word je hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Termijnen
Wij zullen in beginsel binnen een maand reageren op je verzoek. Mocht de beantwoording van je vraag of verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt tot maximaal drie maanden.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door onze organisatie
Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie dan horen wij dit graag via fg@knb.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun je terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.